my-ETW 9. April 2020
Hausverwaltungen im Krisenmodus profitieren von elektronischer Akte
Die aktuelle Corona-Krise stellt auch Immobilienverwalter vor große Herausforderungen. Während das soziale Leben weitgehend eingestellt ist und Sitzungen verschoben oder abgesagt werden müssen, muss die ordnungsgemäße Verwaltung weiterhin aufrecht erhalten werden - nur eben möglichst ohne persönlichen Kontakt.
Klar im Vorteil ist, wer in diesen Zeiten bereits eine elektronische Akte im Einsatz hat, die Mitarbeitern, Handwerkern und Kunden über das Internet Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Informationen ermöglicht. Noch besser ist es, wenn die eingesetzte Lösung auch eine Aufgabenverwaltung bietet, mit der Aufgaben zugewiesen und deren Erledigung nachverfolgt werden können. Sind die Mitarbeiter im Homeoffice und externe Dienstleister nur über Telefon oder E-Mail erreichbar, geht ansonsten schnell der Überblick verloren, wenn informelle Besprechungen und Kommunikation "in der Kaffeeecke" ausfallen.
Für Hausverwaltungen, die in der Digitalisierung noch nicht so weit vorangeschritten sind, bietet my-ETW, unsere maßgeschneiderte Lösung für die digitalisierte Hausverwaltung, eine ideale Gelegenheit zum Einstieg. Schon mit wenigen Klicks erhalten Sie ein individuelles Kundenportal mit elektronischer Akte, Aufgabenverwaltung und separatem Mitgliederbereich für jede Hausgemeinschaft.
Die Stammdaten (Objekte, Einheiten, Eigentümer und Mieter) können direkt eingegeben oder, falls vorhanden, auch aus Excel importiert werden. Eigentümer können ihre Mailadresse und Telefonnummer selbst pflegen, so verfügt der Verwalter stets über aktuelle Kontaktdaten.
Zu jedem Verwaltungsobjekt gibt es eine elektronische Akte, in der alle Dokumente übersichtlich und leicht auffindbar abgelegt werden können. Die Ordnerstruktur ist bei Bedarf jederzeit anpass- und erweiterbar. Für jeden Ordner und jedes Dokument können Anzeige- und Änderungsberechtigung frei festgelegt werden.
Mit der integrierten Aufgabenverwaltung haben Sie jederzeit die Übersicht über alle Aufgaben, deren Bearbeitungsstand und Fälligkeit. Alle Bearbeitungsschritte können jederzeit nachvollzogen und eingesehen werden. Nichts geht verloren, Termine können nicht versäumt werden.
Ergänzend zu Aufgabenverwaltung und elektronischer Akte bietet my-ETW ein integriertes Mailsystem, mit dem auf Knopfdruck Mitarbeiter, Eigentümer und Dienstleister kontaktiert werden können. Besonders praktisch: Mails und Dokumente können auf Wunsch direkt in der Akte abgelegt oder in eine Aufgabe umgewandelt werden. So landen zum Beispiel Angebote oder Schadenmeldungen gleich an der richtigen Stelle und können später problemlos aufgerufen werden.
Zur Kommunikation von Beiräten und Eigentümern untereinander und mit dem Verwalter stehen für jedes Objekt eigene Foren zur Verfügung, die einen ungestörten und zwangloser Austausch erlauben - ein unschätzbarer Vorteil gerade in Zeiten, in denen persönliche Treffen nur schwer oder überhaupt nicht möglich sind.
Als zeitgemäße Cloud-Anwendung kann my-ETW vollständig über Internetbrowser (Chrome, Firefox, Safari oder Microsoft Edge) bedient werden und ist auch mobil über Smartphone und Tablet verfügbar. So stehen alle Daten überall -auch im Homeoffice- zur Verfügung, die zeitraubende und lästige Installation lokaler Software entfällt genauso wie das regelmäßige Einspielen von Updates, dies wird alles zentral vom Anbieter erledigt.
Um die Entscheidung für den Einstieg in die digitalisierte Hausverwaltung zu erleichtern, steht eine Basisversion mit einem Objekt und bis zu drei Einheiten dauerhaft kostenlos zur Verfügung. So kann die Lösung unverbindlich getestet und bei Bedarf jederzeit erweitert werden. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen ab 4,99 € im Monat (zzgl. MwSt.), Einrichtungsgebühren oder sonstige Kosten fallen nicht an. Alles in allem eine runde Lösung, die sich schon durch wenige eingesparte Briefe amortisieren lässt.
Klicken Sie hier, um ihr erstes Objekt kostenlos und unverbindlich anzulegen:
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